Sabíeu que la gestió eficaç del cicle de vida dels documents pot generar importants beneficis per a la vostra empresa? Segons estudis recents, les pràctiques optimitzades de gestió de documents poden conduir a:
Major eficiència: les empreses que implementen estratègies adequades de gestió del cicle de vida dels documents poden assolir un augment de fins a un 30% en l’eficiència operativa a través de processos optimitzats i tasques manuals reduïdes.
Seguretat millorada: en seguir les millors pràctiques per a la creació, emmagatzematge, accés, retenció i eliminació de documents, les empreses poden reduir significativament el risc de violacions de dades i fuites d’informació, que s’estima que costen a les organitzacions una mitjana de 3,9 milions de dòlars per incident.
Compliment de les normes: el compliment de les normes de protecció de dades, com ara el Reglament general de protecció de dades (RGPD) de la Unió Europea, és fonamental per a les empreses que operen a nivell mundial. L’incompliment pot donar lloc a multes de fins a 20 milions d’euros o el 4% dels ingressos anuals globals, cosa que sigui més gran. La implementació d‟una gestió adequada del cicle de vida dels documents pot garantir el compliment i mitigar el risc de sancions.
Costos reduïts: les organitzacions poden estalviar en costos demmagatzematge implementant pràctiques eficients de retenció i eliminació de documents. Els estudis mostren que les empreses poden reduir els costos d’emmagatzematge físic fins a un 50% i els costos d’emmagatzematge digital fins a un 80% mitjançant una gestió adequada dels documents.
Accessibilitat i col·laboració millorades: la gestió eficaç del cicle de vida dels documents permet recuperar, compartir i col·laborar fàcilment en els documents, cosa que millora la productivitat i la col·laboració en equip.