Com començar l’any amb la documentació sota control: guia pràctica per a PIMEs, gestories i despatxos (2026)

1) Els 5 símptomes que tens un problema documental (i no és petit)

Si et sona algun d’aquests, no és “normal”, és un avís:

1. 🔎 Ningú sap on és l’última versió d’un document important

2. 🧾 Factura / contracte = 20 minuts de recerca

3. 📚 Arxiu etern (“per si de cas”) que ningú revisa

4. ⚠️ Dades personals guardades sense criteri (risc RGPD)

5. 📦 Volum creixent: cada mes tens més paper i menys espai

El pitjor: el problema no es veu fins que hi ha un incident.

2) La regla d’or: conservar, custodiar o destruir (i fer-ho bé)

Per començar l’any amb criteri, classifica tot en 3 categories:

✅ Conservar
Documentació amb obligació legal o valor operatiu.

🔐 Custodiar
Documentació sensible o crítica que requereix seguretat i accés controlat.

🗑️ Destruir
Documentació obsoleta o fora de termini que només genera risc i volum.

I aquí hi ha el punt clau: destruir no és “llençar”. Si hi ha dades sensibles, cal fer-ho amb garanties i traçabilitat.

3) Checklist pràctic per tancar el “desordre” en 7 passos

Pas 1 — Inventari ràpid (1 hora)
📌 Paper + digital + USB/discos. Només saber què tens ja és mig guanyat.

Pas 2 — Prioritza per risc
🔴 RRHH, clients, historials, contractes, dades personals
🟡 finances i comptabilitat
🟢 documentació interna menor

Pas 3 — Defineix una política simple
📅 revisió trimestral o semestral
📁 criteris clars de conservació i destrucció

Pas 4 — Implementa destrucció segura
🗑️ Destrucció confidencial i certificada segons normativa.

Pas 5 — Passa de “neteja puntual” a sistema
🧰 Aquí és on els contenidors recurrents marquen la diferència: el paper sensible no s’acumula. Es gestiona.

Pas 6 — Custodia el que cal (i que sigui accessible)
🔐 Custòdia documental amb accés sota demanda i destrucció opcional al final del període.

Pas 7 — Documenta el procés
📜 Certificats, registres i traçabilitat. Si mai tens una auditoria, això és el teu “airbag”.

4) Quin servei del Grup Camprubí et convé segons el teu cas

🔁 Si generes documents cada setmana (gestories, despatxos, PIMEs amb volum):
➡️ Contenidors recurrents + recollida periòdica

🏢 Si tens una “neteja grossa” puntual (canvi d’oficina, digitalització, tancament d’exercici):
➡️ Destrucció confidencial i certificada

🔐 Si necessites conservar però vols seguretat i ordre:
➡️ Custòdia documental amb accés sota demanda

🏭 Si tens materials o productes que també s’han de destruir (confidencialitat industrial):
➡️ Destrucció de materials i productes industrials

Començar l’any amb la documentació sota control no és un “extra”: és eficiència, compliment i tranquil·litat.

📌 Si vols, et podem ajudar a definir un sistema simple i recurrent perquè el 2026 no sigui “un any més de paper acumulat”, sinó un any de control real.

👉 Contacta amb el Grup Camprubí (secció Contacte de la web) i t’orientem segons el teu volum i necessitat.