Destrucció periòdica de documentació: clau per a l’eficiència, el compliment i la sostenibilitat a les PIMES

En un entorn on la generació d’informació és constant i les exigències normatives creixen dia rere dia, les empreses —i especialment les PIMES i autònoms— han de plantejar-se no només què documents conservar, sinó quan i com eliminar-los de manera segura.

En aquest segon article del blog, explorem per què la destrucció periòdica de documentació és una pràctica estratègica per a la teva organització i com, des de Grup Camprubí, t’acompanyem en aquest procés per garantir compliment, eficiència i sostenibilitat.

1. Per què fer destrucció periòdica (i no només puntual)

La destrucció periòdica aporta avantatges que van molt més enllà del simple acte d’eliminar papers:

• Compliment legal: segons diversos estudis, la destrucció periòdica ajuda a assegurar que l’empresa no conserva informació més enllà del temps legal permès.

• Reducció de riscos: mantenir documents confidencials o obsolets augmenta el risc de filtracions, fraus o accessos no autoritzats.

• Optimització de recursos: espai d’emmagatzematge, temps del personal i gestió interna es redueixen quan s’aplica un pla regular de destrucció.

• Imatge i sostenibilitat: una PIME que demostra tenir un procés documentat de destrucció periòdica projecta confiança, professionalitat i respecte pel medi ambient.

2. Quan s’hauria de plantejar un pla de destrucció periòdica?

És útil estructurar una política per saber quins documents poden destruir-se i quan. Alguns criteris clau:

• Després de complir-se els terminis legals de conservació: per exemple, factures, contractes o declaracions tenen obligacions de conservació de 4, 10 anys o més segons el cas.

• Quan un document ha deixat de tenir valor operatiu, legal o històric per a l’empresa.

• Quan el volum de documentació comença a alentir la gestió o generar costos innecessaris.

• En moments clau com canvis de seu, digitalització d’arxius o auditories de gestió documental.

3. Com ho fem a Grup Camprubí: el nostre servei de destrucció periòdica

A Grup Camprubí oferim un servei adaptat a PIMES i autònoms que volen deixar la gestió documental en mans d’experts:

• Recollida periòdica amb contenidors precintats, programada segons les teves necessitats (mensual, trimestral o semestral).

• Transport segur autoritzat, destrucció conforme a normativa i emissió de Certificat de Destrucció, essencial per a auditories o inspeccions.

• Informes i control: sempre sabràs quants quilos de paper o suports digitals s’han destruït, quan i on.

• Assessorament personalitzat per integrar el servei dins del teu pla de gestió documental i protecció de dades.

• Opció de custòdia temporal o arxiu selectiu per als documents que s’han de conservar, diferenciant-los dels que poden eliminar-se, optimitzant espai i recursos.

4. Beneficis concrets per a PIMES i autònoms

• ✅ Estalvi de costos: menys espai d’arxiu físic i menys temps dedicat a tasques manuals de destrucció.

• ✅ Menys risc de sancions: compleixes terminis i procediments legals demostrables davant tercers.

• ✅ Millora de la productivitat: el teu equip no perd temps gestionant papers antics i pot centrar-se en tasques de valor.

• ✅ Reforç de la imatge corporativa: demostres que el teu negoci gestiona la informació amb seguretat i professionalitat.

• ✅ Contribució mediambiental: la destrucció correcta permet el reciclatge responsable dels materials.

5. Com començar: passos pràctics

1. Fes un inventari bàsic de la documentació que tens: formats, antiguitat, utilitat i obligació de conservació.

2. Estableix terminis de revisió: cada 6 mesos, revisa què pot eliminar-se.

3. Contracta un servei de confiança (com Grup Camprubí) que ofereixi contenidors precintats, transport segur i certificat oficial de destrucció.

4. Implanta un registre intern amb data, volum, tipus de document, suport i certificat.

5. Revisa anualment la política documental per ajustar terminis, formats i freqüències segons l’evolució del negoci.

6. Conclusió

La destrucció de documentació no és una despesa superflua ni un tràmit opcional: és una palanca estratègica.
Implementar un pla de destrucció periòdica et permet complir la normativa, alliberar recursos, protegir dades sensibles i reforçar la reputació del teu negoci.

A Grup Camprubí estem preparats per ajudar-te en aquest camí, adaptant-nos a les necessitats de la teva empresa o activitat professional, amb rigor, professionalitat i total transparència.

📞 Contacta amb nosaltres avui mateix per dissenyar el teu pla de destrucció periòdica i assegurar que la teva informació estigui sempre sota control.