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Custodia documental

La conservación de documentos puede ser una preocupación para las empresas, tanto por la falta de espacio como de herramientas adecuadas para su organización. Si tenemos en cuenta que la seguridad documental debería ser una prioridad, un servicio de custodia documental externo puede resolverla con facilidad.

Si en la empresa se vive cualquier situación de emergencia como puede ser un incendio o una inundación, recuperar los documentos necesarios para el día a día se volverá una tarea imposible. Un hecho que se puede evitar con la contratación de un servicio de custodia documental que guardará los documentos esenciales de la compañía.

En Grup Camprubí realizamos custodia documental para empresas de cualquier sector, con el fin de que puedan guardar todos los documentos necesarios sin ocupar espacio en las instalaciones empresariales.

CON LA EXTERNALIZACIÓN DE ESTE SERVICIO, LA EMPRESA OBTIENE…

Custodia de documentos

Espacio libre para dedicar a otras actividades más productivas

Custodia de documentos segura

Seguridad ante posibles inundaciones, robos y/o incendios

Custodia de documentos

La posibilidad de solicitar la documentación digitalizada y/o en formato físico justo en el momento que la necesite

¿QUÉ METODOLOGÍA UTILIZAMOS EN GRUP CAMPRUBÍ?

1. Valoración in situ

Determinamos la cantidad de documentos que sería necesario custodiar para realizar un inventario previo  

2. Inventario previo

Organizamos los documentos de manera que se puedan localizar fácilmente

3. Recogida

Agrupamos todos los documentos y los guardamos en cajas de GRUP CAMRPUBÍ y las trasladamos a nuestro archivo

4. Registro documental

Una vez en el archivo, registramos cada caja con la etiqueta correspondiente para asegurar su trazabilidad  

5. Destrucción 

Una vez prescritos los documentos custodiados, podemos encargarnos de su destrucción, según la normativa europea UNE-EN-15713:2020. Somos gestores y transportistas autorizados por la Agència de Residus de Catalunya.

Custodia de documentos

¿QUÉ METODOLOGÍA UTILIZAMOS EN GRUP CAMPRUBÍ?

1. Valoración in situ

Determinamos la cantidad de documentos que sería necesario custodiar para realizar un inventario previo  

2. Inventario previo

Organizamos los documentos de manera que se puedan localizar fácilmente

3. Recogida

Agrupamos todos los documentos y los guardamos en cajas de GRUP CAMRPUBÍ y las trasladamos a nuestro archivo

4. Registro documental

Una vez en el archivo, registramos cada caja con la etiqueta correspondiente para asegurar su trazabilidad  

5. Destrucción 

Una vez prescritos los documentos custodiados, podemos encargarnos de su destrucción, según la normativa europea UNE-EN-15713:2020. Somos gestores y transportistas autorizados por la Agència de Residus de Catalunya.

NUESTRA PLANTA DE CUSTODIA DOCUMENTAL CONSTA DE…

Custodia de documentos

Cámaras de seguridad

 

Custodia de documentos

Alarma 24 horas / 365 días

Custodia de documentos

Control de acceso

 

Custodia de documentos

Trazabilidad en el transporte desde casa del cliente hasta el archivo

 

Custodia de documentos

Control de temperatura

 

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