Destrucción periódica de documentación: clave para la eficiencia, el cumplimiento y la sostenibilidad en PIMEs

En el entorno actual, en que la generación de información es constante y las exigencias normativas crecen día a día, las empresas —y muy especialmente las PIMEs y autónomos— deben plantearse de forma activa no solo qué documentos conservar, sino cuándo y cómo eliminarlos de forma segura.
En este segundo post del blog, exploramos por qué la destrucción periódica de documentación es una práctica estratégica para tu organización, y cómo en Grup Camprubí acompañamos ese proceso para garantizar cumplimiento, eficiencia y sostenibilidad.

1. Por qué hacer destrucción periódica (no solo puntual)

La destrucción periódica aporta ventajas que van más allá del mero acto de eliminar papeles:

• Cumplimiento normativo: como indica un estudio reciente, la destrucción periódica ayuda a asegurar que la empresa no mantiene información más allá del tiempo legal permitido.

• Reducción de riesgos: mantener documentos confidenciales o desactualizados incrementa la posibilidad de fugas de información, fraudes o accesos no autorizados.

• Optimización de recursos: almacenamiento, gestión, espacio físico, tiempo del personal… Todo ello se reduce cuando se aplica un plan regular de destrucción.

• Imagen y sostenibilidad: una PIME que demuestra que tiene un proceso documentado de destrucción periódica proyecta confianza y profesionalidad (y contribuye al medioambiente mediante reciclaje).

2. ¿Cuándo se debe plantear un plan de destrucción periódica?

Es útil estructurar una política para saber qué documentos pueden destruirse y cuándo. Algunos criterios clave:

• Tras cumplirse los plazos legales de conservación: por ejemplo, facturas, contratos o declaraciones pueden tener obligaciones de conservación de 4 años, 10 años u otros plazos según el tipo.

• Cuando un documento ha dejado de tener valor operativo, legal o histórico para la empresa.

• Cuando el volumen de documentación empieza a ralentizar la gestión, ocupa recursos o se convierte en un coste indirecto.

• En momentos clave como cambio de sede, digitalización de archivo, o auditoría de gestión documental.

3. Cómo lo hacemos en Grup Camprubí: nuestro servicio de destrucción periódica

En Grup Camprubí ofrecemos un servicio adaptado para PIMEs y autónomos que quieren dejar la gestión documental en manos de expertos:

• Recogida periódica con contenedores precintados, programados según tus necesidades (mensual, trimestral, semestral).

• Transporte seguro autorizado, destrucción conforme a normativa y emisión de Certificado de Destrucción, que documenta todo el proceso (clave para auditorías o inspecciones).

• Informes y control: tú sabes cuántos kilos de papel o soportes digitales hemos destruido, cuándo y dónde.

• Asesoramiento para que puedas integrar este servicio en tu plan de gestión documental y protección de datos.

• Opción de custodia temporal o archivo selectivo para documentos que deben conservarse, diferenciándolos de los que pueden eliminarse, optimizando tu espacio y esfuerzos.

4. Beneficios concretos para PIMEs y autónomos

• ✅ Ahorro de costes: menos espacio de archivo físico, menos personal dedicado a tareas manuales de destrucción.

• ✅ Menos riesgo de sanciones: cumplirás plazos y procedimientos legales y podrás demostrarlo ante terceros.

• ✅ Mejora de productividad: tu equipo no invierte tiempo en gestionar papeles antiguos, se centra en lo que aporta valor.

• ✅ Refuerzo de la imagen corporativa: mostrarás que tu negocio gestiona la información con la seguridad y profesionalidad que tus clientes esperan.

• ✅ Contribución medioambiental: al destruir de forma adecuada el material papel o digital, se posibilita el reciclaje de forma responsable.

5. Cómo empezar: pasos prácticos

1. Realiza un inventario básico de la documentación que tienes: formatos, antigüedad, utilidad actual, obligación legal de conservación.

2. Establece plazos de revisión: por ejemplo, cada 6 meses revisa qué puede eliminarse.

3. Contrata un servicio confiable (como Grup Camprubí) que ofrezca contenedores precintados, transporte seguro y certificado de destrucción.

4. Implementa un registro interno de destrucción: fecha, volumen, tipo de documento, soporte, certificación.

5. Revisa la política documental anualmente: ajusta plazos, formatos y frecuencias según evolución del negocio.

6. Conclusión

La destrucción de documentación no es un gasto superfluo ni un trámite opcional: es una palanca estratégica. Implementar un plan de destrucción periódica te permite cumplir la normativa, liberar recursos, proteger datos sensibles y reforzar la reputación de tu empresa. En Grup Camprubí estamos preparados para ayudarte en este camino, adaptándonos a tus necesidades de PIME o autónomo, con rigor, profesionalidad y total transparencia.

📞 Contáctanos hoy mismo para diseñar tu plan de destrucción periódica y asegurar que tu información está siempre bajo control.