Cómo empezar el año con la documentación bajo control: guía práctica para PYMEs, gestorías y despachos (2026)

Finales de enero es ese punto en el que la empresa ya ha cogido ritmo… y aparece la verdad incómoda: si la documentación no está controlada, el desorden empieza a pasarte “factura”. No hablamos solo de orden estético. Hablamos de: 🔐 cumplimiento normativo (RGPD) ⏱️ tiempo operativo (horas perdidas buscando papeles) 📦 espacio y costes (archivo que no aporta nada) 🧯 riesgos (fugas de información, errores, inspecciones) Esta guía es para PYMEs, autónomos, gestorías, asesorías y despachos que quieren empezar 2026 con un sistema documental de verdad.

1/27/20262 min leer

1) Los 5 síntomas de que tienes un problema documental (y no es pequeño)

Si te suena alguno de estos, no es “normal”, es una señal de alerta:

🔎 Nadie sabe dónde está la última versión de un documento importante

🧾 Factura / contrato = 20 minutos de búsqueda

📚 Archivo eterno (“por si acaso”) que nadie revisa

⚠️ Datos personales guardados sin criterio (riesgo RGPD)

📦 Volumen creciente: cada mes más papel y menos espacio

Lo peor: el problema no se ve hasta que hay un incidente.

2) La regla de oro: conservar, custodiar o destruir (y hacerlo bien)

Para empezar el año con criterio, clasifica todo en 3 categorías:

✅ Conservar
Documentación con obligación legal o valor operativo.

🔐 Custodiar
Documentación sensible o crítica que requiere seguridad y acceso controlado.

🗑️ Destruir
Documentación obsoleta o fuera de plazo que solo genera riesgo y volumen.

Y aquí está el punto clave: destruir no es “tirar”.
Si hay datos sensibles, debe hacerse con garantías y trazabilidad.

3) Checklist práctico para cerrar el “desorden” en 7 pasos

Paso 1 — Inventario rápido (1 hora)

📌 Papel + digital + USB/discos. Solo saber qué tienes ya es media batalla ganada.

Paso 2 — Prioriza por riesgo

🔴 RRHH, clientes, historiales, contratos, datos personales
🟡 finanzas y contabilidad
🟢 documentación interna menor

Paso 3 — Define una política simple

📅 revisión trimestral o semestral
📁 criterios claros de conservación y destrucción

Paso 4 — Implementa destrucción segura

🗑️ Destrucción confidencial y certificada según normativa.

Paso 5 — Pasa de “limpieza puntual” a sistema

🧰 Aquí es donde los contenedores recurrentes marcan la diferencia:
el papel sensible no se acumula. Se gestiona.

Paso 6 — Custodia lo que es necesario (y que sea accesible)

🔐 Custodia documental con acceso bajo demanda y destrucción opcional al final del período.

Paso 7 — Documenta el proceso

📜 Certificados, registros y trazabilidad.
Si algún día tienes una auditoría, esto es tu airbag.

4) Qué servicio de Grup Camprubí te conviene según tu caso

🔁 Si generas documentos cada semana (gestorías, despachos, PYMEs con volumen):
➡️ Contenedores recurrentes + recogida periódica

🏢 Si tienes una “limpieza grande” puntual (cambio de oficina, digitalización, cierre de ejercicio):
➡️ Destrucción confidencial y certificada

🔐 Si necesitas conservar pero quieres seguridad y orden:
➡️ Custodia documental con acceso bajo demanda

🏭 Si tienes materiales o productos que también deben destruirse (confidencialidad industrial):
➡️ Destrucción de materiales y productos industriales

Empezar el año con la documentación bajo control no es un “extra”:
es eficiencia, cumplimiento y tranquilidad.

📌 Si quieres, podemos ayudarte a definir un sistema simple y recurrente para que 2026 no sea “otro año más de papel acumulado”, sino un año de control real.

👉 Contacta con Grup Camprubí (sección Contacto de la web) y te orientamos según tu volumen y necesidad.